Van losse tools naar slimme workflows: zo pakt VoidTech AI-automatisering aan

Maandagochtend 07:15. De planning ligt al onder vuur: een spoedorder, twee monteurs ziek, en een machine die “rare trillingen” meldt. Ondertussen sturen collega’s screenshots van een chatbot die “best oké” antwoorden geeft, draait er ergens een Excel-macro voor werkorders, en heeft iemand een AI-tool gekocht voor kwaliteitsfoto’s. Iedereen doet iets met AI—maar jouw proces loopt nog steeds vast. Dáár maakt VoidTech het verschil: van losse experimenten naar één werkende workflow.

Het probleem: AI is overal, maar je proces blijft handwerk

Veel MKB-bedrijven in de maakindustrie en reparatie & onderhoud zitten in een herkenbaar patroon: er zijn losse tools (chatbots, scripts, RPA, dashboards), maar ze zijn niet gekoppeld aan de dagelijkse uitvoering. Het gevolg: AI levert “leuke inzichten”, maar geen structurele tijdwinst op de werkvloer. In de praktijk zien we dat planners, werkvoorbereiders en servicecoördinatoren nog steeds schakelen tussen e-mail, ERP, Excel en ticketsystemen—met copy-paste als lijm.

Die versnippering kost geld. In werkorderprocessen gaat vaak 20–30% van de tijd op aan administratieve handelingen (gegevens overtypen, statusupdates, documenten zoeken). Bij reparatie & onderhoud zien we regelmatig dat 10–15% van de werkorders vertraging oploopt door ontbrekende informatie (onderdeelnummer, assethistorie, foto’s, klanttoegang). In de maakindustrie leidt een fout in een stuklijst (BOM) of routing al snel tot herwerk; 2–5% scrap of rework is geen uitzondering wanneer wijzigingen niet goed doorstromen.

Wat AI-experimenten extra lastig maakt: ze worden vaak “naast” het proces gezet. Een chatbot geeft advies, maar maakt geen werkorder aan. Een inspectietool detecteert een afwijking, maar triggert geen NCR of onderhoudstaak. Daardoor blijft de bottleneck bestaan: de overdracht van informatie naar actie. VoidTech richt zich precies op dat gat—AI die niet alleen praat, maar ook doorpakt.

Oplossing 1: Werkorders automatiseren van intake tot planning (maakindustrie & service)

De snelste winst zit vaak in werkorders: intake, triage, planning, en terugkoppeling. VoidTech bouwt AI-automatisering die inkomende aanvragen (mail, formulier, WhatsApp, portal) automatisch omzet naar een gestructureerde werkorder in jouw ERP/CMMS, inclusief prioriteit, benodigde skills, onderdelen en voorgestelde planning. Geen losse tool, maar een workflow die direct in het systeem werkt waar jouw team al in zit.

Voorbeeld (reparatie & onderhoud): een servicebedrijf krijgt dagelijks 40–80 storingsmeldingen via e-mail en telefoonnotities. Met een VoidTech-workflow wordt een mail automatisch gelezen, klant en asset herkend, de storing geclassificeerd (bijv. “hydrauliek-lek”, “sensorfout”), en wordt er een serviceticket + werkorder aangemaakt. De planner krijgt een voorstel: “monteur A (certificaat X) + onderdeel Y (op voorraad) + 90 min reistijd”. Als data ontbreekt, stelt het systeem automatisch één gerichte vraag aan de klant (bijv. foto van typeplaatje).

Resultaten die we typisch realiseren:

• 40–60% minder handmatige administratie bij werkorderinvoer en statusupdates
• 20–35% snellere doorlooptijd van melding → ingeplande opdracht
• 15–25% minder “first-time-fix” misses door betere voorbereiding (onderdelen/skills vooraf)

Belangrijk: deze winst komt niet door “een slimme chatbot”, maar doordat de AI gekoppeld is aan je werkordersysteem, voorraad, planning en klantcommunicatie. Dat is end-to-end automatisering: van tekst naar actie.

Oplossing 2: Kwaliteitscontrole & inspectie die automatisch opvolging start

In productieomgevingen is kwaliteitscontrole vaak een mix van visuele inspectie, meetrapporten en foto’s. Veel bedrijven experimenteren met AI-beeldherkenning, maar blijven steken bij “detectie”. VoidTech maakt de stap naar “detectie + workflow”: als er een afwijking is, gaat er automatisch een vervolgproces lopen—NCR aanmaken, batch blokkeren, herwerkopdracht genereren, en de juiste personen informeren.

Voorbeeld (maakindustrie): een producent van plaatwerk controleert lasnaden en maatvoering. Inspecteurs maken foto’s en noteren bevindingen in een spreadsheet. Met een VoidTech-oplossing worden foto’s en meetwaarden automatisch gekoppeld aan de juiste order/batch. Bij een afwijking boven toleranties:

1. wordt een kwaliteitsmelding (NCR) aangemaakt,
2. wordt de batchstatus in het ERP aangepast (bijv. “quarantaine”),
3. krijgt werkvoorbereiding een herwerk-werkorder met voorgestelde routing,
4. en gaat er automatisch een korte update naar de klant als dat nodig is.

Concrete impact die we vaak zien:

• 30–50% tijdsbesparing bij inspectieverslaglegging (minder typen, minder zoeken)
• 20–40% snellere afhandeling van afwijkingen door automatische routing en toewijzing
• 10–20% minder scrap/rework doordat issues eerder en consistenter worden opgepakt

De kern is niet alleen “AI ziet een defect”, maar “AI zet de juiste keten aan acties in gang”. Zo wordt kwaliteitscontrole geen los eiland, maar een geïntegreerd onderdeel van productie en levering.

Oplossing 3: Predictief onderhoud dat echt in je planning landt

Veel bedrijven hebben sensordata, storingshistorie en machine-uren, maar benutten het vooral achteraf: “we zagen het al aankomen.” VoidTech maakt predictief onderhoud praktisch door het te koppelen aan werkplaatsplanning, onderdelenvoorraad en werkorders. Predictie zonder opvolging is namelijk alleen een grafiek; voorspellend onderhoud werkt pas als het automatisch leidt tot een ingeplande taak op het juiste moment.

Voorbeeld (maakindustrie): een MKB-producent heeft CNC-machines met trillings- en temperatuurdata. Storingen leiden tot spoedreparaties en productieverlies. Met een VoidTech-workflow wordt een risicoscore per asset berekend op basis van trends en onderhoudshistorie. Zodra de score boven een drempel komt:

• wordt automatisch een onderhoudsvoorstel gemaakt (taaktype, geschatte duur, benodigde onderdelen),
• controleert het systeem voorraad en levertijd,
• en wordt een onderhoudsvenster voorgesteld op basis van de productieplanning (bijv. tussen twee orders).

Resultaten die we realistisch zien bij dit type traject:

• 15–30% minder ongeplande stilstand door eerdere interventie
• 10–20% lagere onderhoudskosten door minder spoedwerk en betere voorbereiding
• 5–12% hogere OEE (afhankelijk van baseline en datakwaliteit)

Belangrijk: VoidTech implementeert dit niet als “extra dashboard”, maar als workflow die automatisch werkorders aanmaakt en inplant. Zo wordt predictief onderhoud een operationeel proces, geen data-project.

Hoe begin je? 4 praktische stappen om van experiment naar workflow te gaan

1. Kies één proces met duidelijke frictie. Denk aan werkorderinvoer, onderdelenaanvraag, kwaliteitsmeldingen of urenregistratie. Het beste startpunt is waar nu veel copy-paste en wachttijd zit.
2. Meet je baseline. Hoeveel tijd kost het nu per werkorder? Hoe vaak ontbreekt info? Wat is je doorlooptijd? Meten = aantonen. Vaak is 2 weken steekproef al genoeg.
3. Koppel aan je bestaande systemen. AI moet niet “naast” ERP/CMMS leven, maar erin. VoidTech kijkt daarom vroeg naar integraties (API’s, e-mail, databronnen) en datastandaarden (artikelcodes, asset-ID’s, klantnummers).
4. Bouw een minimale end-to-end flow en schaal daarna. Start met één route: intake → werkorder → planning → statusupdate. Als dat stabiel draait, breid je uit met uitzonderingen, extra datavelden en optimalisatie.

Meer weten over hoe VoidTech dit aanpakt? Bekijk voidtechsolutions.com of neem direct contact op via voidtechsolutions.com/contact.

Conclusie: AI levert pas rendement als het werk uit handen neemt

Losse AI-tools geven vaak inspiratie, maar weinig structurele impact. Het rendement zit in geïntegreerde workflows: AI die informatie omzet in acties binnen jouw werkorders, planning, kwaliteitsproces en onderhoud. VoidTech helpt MKB-bedrijven in de maakindustrie en reparatie & onderhoud om die stap te zetten—met meetbare resultaten zoals 40–60% minder administratietijd, 20–35% snellere doorlooptijden en 15–30% minder ongeplande stilstand. Niet meer experimenteren “ernaast”, maar automatiseren “erin”.

Benieuwd wat AI-automatisering voor jouw bedrijf kan betekenen? Bezoek voidtechsolutions.com of plan een gesprek via voidtechsolutions.com/contact.